Datenschutzerklärung

Wer wir sind und unsere Rolle

SyBox ist eine Plattform für Geschäftskommunikation, mit der Teams Unterhaltungen aus WhatsApp, Facebook Messenger, Instagram Direct, SMS, E-Mail und internen Kanälen in einem einzigen gemeinsamen Postfach verwalten. In dieser Erklärung bezeichnen „SyBox“ und „wir“ die SMART SOUQ SARL AU, eine in Marokko eingetragene Gesellschaft (RC Marrakech N° 154779, RC Fès N° 87323, ICE 003587569000031) mit Sitz in 359 Bureau N°5, Étage 2, Lot Massar, Marrakesch und einer Niederlassung in 27 Rue Brahim Roudani, VN, Étage 5, Bureau 17, Fès.

Unsere Rolle richtet sich nach den Daten:

• Als Verantwortliche — für die Konten der Unternehmen, die SyBox abonnieren, und der Teammitglieder, die sich anmelden (Registrierungsdaten und Produktnutzung).
• Als Auftragsverarbeiter — für die Inhalte der Unterhaltungen und die Kontakte, die unsere Kunden über ihre eigenen verbundenen Kanäle senden und empfangen. Wir verarbeiten diese Daten nach ihren Weisungen; für die Nachrichten im jeweiligen Arbeitsbereich ist der Kunde der Verantwortliche.

Welche Informationen wir erheben

Wir erheben nur, was zum Betrieb des Dienstes, zu seiner Sicherheit und zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten erforderlich ist.

Konto und Profil

Ein Anzeigename, eine E-Mail-Adresse, eine Telefonnummer, ein sicher gehashtes Passwort, ein optionales Profilbild, die Spracheinstellung sowie Rollen- oder Berechtigungseinstellungen.

Daten der Geschäftskommunikation

Zum Betrieb eines verbundenen Kanals empfangen und speichern wir die Nachrichten, Medien, Zustellstatus, Zeitstempel und Kontaktkennungen (etwa Telefonnummern und Profilnamen), die darüber laufen — auch über die WhatsApp Business Platform. Diese Daten gehören zum Arbeitsbereich des Kunden und werden in dessen Auftrag verarbeitet.

Daten verbundener Konten und Integrationen

Verbindet ein Kunde eine Integration, greifen wir nur auf die Daten zu, die diese Funktion benötigt, und nur mit seiner ausdrücklichen, jederzeit widerruflichen Einwilligung. Wie wir Google-Daten behandeln — den Import von Google Kontakten und die Anmeldung mit Google — beschreibt der Abschnitt Google-APIs und Anmeldung.

Technische Daten und Nutzungsdaten

Begrenzte technische Daten für einen sicheren Betrieb: IP-Adresse und das daraus abgeleitete ungefähre Land, Browser- und Gerätetyp, Sitzungs- und Anmeldeprotokolle, Sicherheitsereignisse (etwa fehlgeschlagene Anmeldungen) und Diagnoseprotokolle.

Wir verwenden Ihre IP-Adresse und das daraus abgeleitete Land, um Ihnen ein besseres Erlebnis zu bieten — etwa eine passende Standardsprache zu wählen —, die in Ihrer Region geltenden Regeln anzuwenden und den Dienst sicher zu halten. Wir nutzen sie ausschließlich für ein ungefähres Land, nicht zur genauen Standortbestimmung.

Wie wir Informationen nutzen

• Den SyBox-Dienst und seine Funktionen bereitstellen, betreiben und verbessern.
• Nutzer authentifizieren, Berechtigungen durchsetzen und Arbeitsbereiche getrennt und sicher halten.
• Nachrichten auf den vom Kunden verbundenen Kanälen senden und empfangen.
• Betriebsbezogene Mitteilungen zustellen, etwa Bestätigungscodes und Kontohinweise.
• Betrug, Missbrauch und Sicherheitsvorfälle erkennen, verhindern und untersuchen.
• Geltendes Recht und die Bedingungen der angebundenen Plattformen einhalten.

KI-Funktionen

Einige SyBox-Funktionen nutzen künstliche Intelligenz, um eine Unterhaltung leichter bearbeitbar zu machen: eine Sprachnachricht in Text umwandeln, eine Nachricht in die Sprache der lesenden Person übersetzen, einen Support-Screenshot auswerten und die Stimmung eines Kunden einschätzen.

• Die Modelle sind unsere eigenen und laufen auf unseren eigenen Servern. Von diesen Funktionen verarbeitete Inhalte werden nicht an einen externen KI-Anbieter übermittelt, nicht zum Training fremder Modelle verwendet und nicht zu diesem Zweck weitergegeben.
• Sie sind optional und bis zur Aktivierung ausgeschaltet. Jede KI-Funktion ist eine eigene Einstellung, die eine Administratorin oder ein Administrator des Arbeitsbereichs aktiviert und jederzeit wieder ausschalten kann — danach verarbeitet die Funktion nichts mehr.

WhatsApp Business Platform und Meta

SyBox ist an die von Meta bereitgestellte WhatsApp Business Platform angebunden, damit Kunden ihren eigenen Kontakten schreiben können. Wenn ein Kunde eine WhatsApp-Business-Nummer verbindet:

• Empfangen wir eingehende Nachrichten über einen gesicherten Webhook und senden ausgehende Nachrichten über die Cloud API von Meta, mit den vom Kunden autorisierten Zugangsdaten.
• Speichern und leiten wir die Daten anhand der Kennungen des WhatsApp Business Accounts und der Telefonnummer weiter, damit sie im richtigen Arbeitsbereich erscheinen.
• Behandeln wir diese Daten im Einklang mit den Plattformbedingungen von Meta, der WhatsApp Business Messaging Policy und dem geltenden Recht, ausschließlich zur Erbringung des Dienstes für den Kunden.

Der Umgang von Meta mit diesen Daten richtet sich nach deren eigenen Bedingungen und Datenschutzrichtlinien unter whatsapp.com/legal/business-policy.

Facebook-Seiten und Instagram-Nachrichten

SyBox ist außerdem an die Messenger Platform von Meta und die Instagram Messaging API angebunden, damit Kunden ihre Unterhaltungen von Facebook-Seiten und Instagram Direct im selben gemeinsamen Postfach bearbeiten können. Wenn ein Kunde eine Facebook-Seite oder ein professionelles Instagram-Konto verbindet:

• Empfangen wir eingehende Messenger- und Instagram-Direct-Nachrichten über gesicherte Webhooks und senden Antworten über die Graph API von Meta, mit den vom Kunden autorisierten Zugangsdaten.
• Beantragen wir für die korrekte Darstellung der Unterhaltungen im Team-Postfach den Business Asset User Profile Access. Damit können wir Name und Profilbild der Person abrufen, die der Seite oder dem Instagram-Konto geschrieben hat, sodass Agenten erkennen, mit wem sie sprechen. Diese Profildaten werden nur innerhalb des Arbeitsbereichs des jeweiligen Kunden angezeigt und zu keinem anderen Zweck verwendet.
• Speichern wir diese Profildaten nur so lange, wie es zur Anzeige der Unterhaltung erforderlich ist, und behandeln sie im Einklang mit den Plattformbedingungen von Meta und dem geltenden Recht.

Der Umgang von Meta mit diesen Daten richtet sich nach deren eigenen Bedingungen und Datenschutzrichtlinien unter facebook.com/privacy/policy.

Google-APIs und Anmeldung

Einige optionale Funktionen binden Google ein: der Import von Kontakten aus Google Kontakte und die Anmeldung mit einem Google-Konto. Ein Kunde aktiviert sie ausdrücklich und kann sie jederzeit trennen.

• Wir fordern nur die engsten Google-Berechtigungen an, die die jeweilige Funktion benötigt, und erst nachdem der Kunde sie autorisiert hat.
• Eingeschränkte Nutzung. Die Nutzung und Weitergabe von Informationen, die SyBox über Google-APIs erhält, erfolgt im Einklang mit der Google API Services User Data Policy einschließlich ihrer Limited-Use-Anforderungen. Wir verwenden Daten aus Google Kontakte ausschließlich zum Import von Kontakten in den Arbeitsbereich des Kunden, niemals für Werbung, und wir verkaufen oder übertragen sie an niemanden.
• Die Google-Anmeldung dient ausschließlich der Authentifizierung; wir erhalten ein Basisprofil (Name und E-Mail-Adresse) zur Identifizierung des Kontos und nichts darüber hinaus.

Rechtsgrundlagen

Soweit die DSGVO oder vergleichbare Gesetze gelten, stützen wir uns auf: Vertrag (zur Erbringung des Dienstes), berechtigte Interessen (zur Absicherung und Verbesserung der Plattform, abgewogen mit Ihren Rechten), Einwilligung (für optionale Integrationen, die Sie aktivieren und jederzeit widerrufen können) und rechtliche Verpflichtung. Für Daten, die wir im Auftrag eines Kunden verarbeiten, ist dieser Kunde dafür verantwortlich, eine gültige Rechtsgrundlage für die von ihm gesendeten und empfangenen Nachrichten zu haben.

Cookies

Wir verwenden eine kleine Zahl eigener Cookies und lokalen Browserspeicher, die für den Betrieb der Anwendung unbedingt erforderlich sind — etwa um Sie angemeldet zu halten, Ihre Sprache zu merken (das Cookie langCode) und Ihr Oberflächen-Design zu speichern.

Ausschließlich auf unserer öffentlichen Marketing-Website (smartsybox.com) — und niemals innerhalb der SyBox-Arbeitsbereiche, des Posteingangs oder der App, wo Ihre Daten und die Daten Ihrer Kunden verarbeitet werden — setzen wir Google Analytics (ein Dienst von Google) und das Meta-Pixel (ein Dienst von Meta/Facebook) ein, um zu verstehen, wie Besucher die Website finden und nutzen. Diese setzen eigene Cookies (etwa _ga) und erfassen Nutzungsdaten wie aufgerufene Seiten und einen aus Ihrer IP-Adresse abgeleiteten ungefähren Standort. Besucher in Europa bitten wir über ein Cookie-Banner um Einwilligung, bevor ein Google-Analytics-Cookie gesetzt wird, und merken uns Ihre Wahl; anderswo wird es ohne Banner geladen. Sie können jederzeit über Ihre Browsereinstellungen oder das Deaktivierungs-Add-on von Google widersprechen. Wir verwenden keine Werbe-Cookies und führen innerhalb der Arbeitsbereiche keinerlei Analyse oder seitenübergreifendes Tracking durch. Wenn Sie Cookies in Ihrem Browser löschen, werden Sie abgemeldet.

Wie wir Informationen weitergeben

• Plattform- und Messaging-Anbieter — Meta (für WhatsApp, Facebook Messenger und Instagram) sowie die vom Kunden eingerichteten SMS- oder E-Mail-Anbieter, um Nachrichten auf den verbundenen Kanälen zuzustellen.
• Infrastrukturanbieter — geprüfte Hosting-Dienstleister, die Daten nach unseren Weisungen und unter Vertraulichkeits- und Datenschutzverpflichtungen speichern und verarbeiten.
• Von Ihnen aktivierte Integrationen — etwa Google, nur im für die aktivierte Funktion erforderlichen Umfang.
• Recht und Sicherheit — soweit gesetzlich vorgeschrieben oder zum Schutz der Rechte und der Sicherheit von SyBox, unserer Kunden oder der Allgemeinheit.
• Unternehmensübergänge — im Zusammenhang mit einer Fusion, Übernahme oder einem Verkauf von Vermögenswerten, vorbehaltlich dieser Erklärung.

Wir verkaufen oder vermieten keine personenbezogenen Daten an Dritte.

Internationale Übermittlungen

SyBox und unsere Dienstleister können Daten in anderen Ländern als Ihrem Aufenthaltsland verarbeiten. Bei grenzüberschreitenden Übermittlungen personenbezogener Daten setzen wir geeignete Garantien ein — etwa Standardvertragsklauseln oder einen gleichwertigen rechtmäßigen Mechanismus —, um sie zu schützen.

Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die in dieser Erklärung genannten Zwecke erforderlich ist. Kontodaten werden gespeichert, solange das Konto aktiv ist. Unterhaltungs- und Kontaktdaten bleiben unter der Kontrolle des Kunden und werden gelöscht, wenn dieser sie löscht oder den Arbeitsbereich schließt, vorbehaltlich kurzer Backup- und gesetzlicher Aufbewahrungsfristen. Sicherheits- und Diagnoseprotokolle werden für einen begrenzten Zeitraum aufbewahrt und danach gelöscht oder aggregiert.

Wie wir Informationen schützen

Wir treffen dem Risiko angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, darunter Verschlüsselung bei der Übertragung, gehashte Passwörter, Datentrennung je Arbeitsbereich, Signaturprüfung für Plattform-Webhooks, Zugriffskontrollen und Berechtigungsbereiche, Sitzungswiderruf sowie Überwachung auf verdächtige Aktivitäten. Keine Methode ist vollkommen sicher, doch wir arbeiten fortlaufend daran, Ihre Daten zu schützen und schnell auf Vorfälle zu reagieren.

Ihre Rechte

Je nach Ihrem Wohnsitz können Sie das Recht haben, auf Ihre personenbezogenen Daten zuzugreifen, sie zu berichtigen, zu löschen oder eine Kopie zu erhalten, bestimmten Verarbeitungen zu widersprechen oder sie einschränken zu lassen und eine Einwilligung zu widerrufen. Sie können sich außerdem bei einer Datenschutzbehörde beschweren. Zur Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich an privacy@smartsybox.com. Wir antworten innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Frist. Zur Löschung Ihrer Daten siehe unsere Hinweise zur Datenlöschung.

Endnutzerinnen und Endnutzer unserer Kunden

Wenn Sie als Privatperson einem Unternehmen schreiben, das SyBox nutzt, ist dieses Unternehmen für Ihre Unterhaltung verantwortlich und wir verarbeiten sie in dessen Auftrag. Bitte richten Sie Auskunfts- oder Löschanfragen an das Unternehmen, mit dem Sie kommuniziert haben; wir unterstützen es bei der Erfüllung Ihrer Anfrage.

Datenschutz für Kinder

SyBox ist ein Geschäftswerkzeug und richtet sich nicht an Kinder. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern unterhalb des nach örtlichem Recht erforderlichen Alters. Wenn Sie glauben, dass ein Kind uns personenbezogene Daten übermittelt hat, wenden Sie sich an uns; wir löschen sie.

Änderungen

Wir können diese Erklärung aktualisieren, um Änderungen am Dienst oder an der Rechtslage abzubilden. Bei wesentlichen Änderungen aktualisieren wir das oben genannte Datum „Zuletzt aktualisiert“ und informieren Sie, sofern angemessen. Die fortgesetzte Nutzung von SyBox nach einer Aktualisierung gilt als Annahme der geänderten Erklärung.

Kontakt

Bei Fragen zu dieser Erklärung oder zu Ihren personenbezogenen Daten sowie zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter:

Siehe auch: Nutzungsbedingungen · Rückerstattungsrichtlinie · Datenlöschung